Digitalisisierung der Alumni-Arbeit

Durch die Weiter- und Neuentwicklung von Informations- und Kommunikationstechnologien bei Softwareanwendungen konnte die Alumni-Arbeit effizienter gestaltet werden. Die folgende Abbildung zeigt die zeitliche Entwicklung von onlinebasierten universitären Alumni-Netzwerken im Zusammenhang mit der Entwicklung von Informations- und Kommunikationstechnologien. Des Weiteren geht aus der Abbildung hervor, wie die Leistungstiefe und Komplexität der Alumni-Organisationen im Zeitablauf angestiegen sind.

Entwicklung des digitalen Alumni-Managements in Deutschland

Auch die überproportional gestiegenen Ansprüche an Software-Lösungen haben die Entwicklung in den letzten Jahren maßgeblich vorangetrieben. Die Motive in spezielle Alumni-Software zu investieren, sind zum einen die Kostenersparnisse und zum anderen der Zusatznutzen. Briefe, Anschreiben, Absolventenbefragungen und Informationsbereitstellungen können durch mobile Apps, Informationsportale und Online-Services ersetzt werden. Die digitalen Möglichkeiten sind unbegrenzt und es ist von weiteren Entwicklungen auszugehen, die vom „Datenmanagement“ hin zu einem mehr prozess- und kommunikationsorientierten „Relationship Management“ unter Einsatz von künstlicher Intelligenz reichen. Ein wesentlicher Vorteil bietet sich durch die effizientere Nutzung von Personalressourcen, die durch die Software beschleunigt oder gar komplett übernommen werden können. Neben dieser Effizienzsteigerung in Verwaltungsprozessen entstehen Vorteile durch die Mitgliedervernetzung untereinander. Mit der Bindung der Alumni an virtuelle Netzwerke, wird diesen eine Dienstleistung in Form eines Sozialen Netzwerkes zur Verfügung gestellt, das eine Verbindung zur Hochschule initiiert. „Dies hat langfristig positive Effekte für die Organisation in Form von Reputationssteigerung sowie ideeller oder finanzieller Förderung (z.B. Crowdfunding) durch die Mitglieder des Netzwerkes. Eine Vereinheitlichung und Standardisierung von Softwarefunktionen und -angeboten mit dem beschriebenen Maximum an Leistungen, ist das logische – jedoch kostenintensive – Ergebnis dieser Entwicklung. Die Umsetzung hängt daher maßgeblich von der Nachfrage zahlungsbereiter Organisationen ab. Daneben ist die Frage, in wie vielen Netzwerken und Social-Media Anwendungen die Alumni langfristig Zeit verbringen können, um noch als beitragende Mitglieder eines Netzwerkes oder einer Community zu gelten. Demnach kann nur spekuliert werden, wie sich die speziellen Social-Software Lösungen im Rahmen der Alumni-Arbeit an Hochschulen entwickeln und ob entsprechende Lösungen, die nur einen kleinen, ausgewählten Kreis an möglichen Nutzern ansprechen, die gewünschte Reichweite sowie Mitgliederzahl erlangen können und ob dann eine langfristige Bindung möglich sein wird. Um hier eine Prognose abgeben zu können, wurde ein Web-Ranking deutscher Universitäten erstellt. Es liefert nützliche Indikatoren und Webkennzaheln, die sich nicht ausschließlich auf quantitative Mediadaten wie die Anzahl Webseitenbesuchern (Visits) und Verweildauer der User, die Seitenaufrufe (PIs) oder das Website-Design beziehen. Das Ranking bewertet eher auf rein technischer Basis die Gesamtleistung und die Sichtbarkeit der jeweiligen Uni-Webseite.

Diese Entwicklungen im Social Web stellen die Hochschulen und Alumni-Organisationen vor neue Herausforderungen. Aus diesem Grund weisen Alumni-Organisationen und Hochschulen eine große Spannweite in Bezug auf Umfang, Reichweite und Professionalisierung der webbasierten Alumni-Arbeit auf. Bei einer Professionalisierung und Integration der Alumni-Arbeit in die Gesamtkommunikationsstrategie der Hochschule, ist eine simple und einheitliche Alumni-Softwarelösung in das bestehende Content Management System schwierig. Für Software-Anbieter erschwert dies die Entwicklung von Anwendungslösungen und endet in speziellen und differenzierten Anwendungen in Modulbauweise. Für die Alumni-Organisationen und Hochschulen leitet sich daraus ein fallweise hoher Auswahl- und Anpassungsbedarf ab.

Der operativen Alumni-Arbeit stehen daher eine Vielzahl von einzelnen Aktivitäten und möglichen Instrumenten für die Zielerreichung zur Verfügung, wobei die Prioritäten einzelner Elemente für jede Hochschule individuell festgesetzt werden und stark von den Zielen und den Ressourcen abhängen. Durch die uneingeschränkte unternehmerische Freiheit der Hochschulen ist die Nachfrage nach onlinebasierten Kommunikationswerkzeugen deutlich angestiegen. Neuere Entwicklungen deuten darauf hin, dass weitere IT-Werkzeuge zunehmend Einzug in die Hochschulen halten. In erster Linie seien hier Data-Warehouse-Technologien genannt. Neben Initiativen einzelner Hochschulen, treiben vor allem Pilotprojekte und Startups wie etwa das HISinOne der Hochschul-Informations-System GmbH oder mobile Anwendungen den Einsatz von Data-Warehouse- Technologien voran. Es ist zu empfehlen, dass in den nächsten Jahren die Mehrzahl der Hochschulen mit solchen Programmen und mobilen Anwendungen arbeiteten sollte. Die Generation XYZ und Milleniums erwarten nämlich solche Services. Nach einer aktuellen Analyse von werden zukünftig vermehrt künstliche Intelligenz Lösungen im Relationship-Management im Bildungsmarkt angeboten. Marktbeobachter schätzen die CRM-Ausgaben der Bildungseinrichtungen in den USA vor einigen Jahren auf 324,5 Millionen US-Dollar. Den Analysen zufolge können Hochschulen mit CRM-Lösungen die Beziehungen zu ihren Studierenden und Alumni deutlich verbessern. Der Kontakt beginnt mit der Bewerbung von Studienanwärtern und endet bestenfalls gar nicht (Alumni-Management-Cycle) Glaubt man diesen Entwicklungen, so ist ein planvolles und datenschutzkonformes Alumni-Beziehungs-Management der Erfolgsfaktor für die Akteure auf dem Bildungsmarkt.